Hilfe und häufige Fragen

Die Datei entsteht in Ihrem Praxisverwaltungssystem, wenn Sie die Quartalsabrechnung für die Kassenärztliche Vereinigung erstellen. Sie trägt üblicherweise die Endung .con. Je nach System heißt der Schritt „Abrechnung erstellen“, „KV-Abrechnung“ oder „Sammelerklärung und Abrechnungsdatei“. Sie können die Datei gefahrlos zusätzlich erzeugen und auswerten, bevor Sie die Abrechnung einreichen.

Hat Ihr Praxisverwaltungssystem die Datei bereits an die Kassenärztliche Vereinigung übermittelt, liegt sie meist weiterhin im Ausgangs- oder Archivordner des Systems.

Wir bereiten bebilderte Anleitungen für die verbreiteten Systeme vor. Damit nichts Falsches darin steht, veröffentlichen wir sie erst nach der Prüfung mit dem jeweiligen System. Bis dahin hilft Ihnen der Support gern weiter.

Für den Versand an die Kassenärztliche Vereinigung verschlüsseln die Praxisverwaltungssysteme die Abrechnungsdatei mit einem Kryptomodul. Eine verschlüsselte Datei kann kv-optimizer nicht lesen, und wir bauen die Verschlüsselung bewusst nicht nach.

Erzeugen Sie die Datei stattdessen unverschlüsselt, zum Beispiel über die Funktion „Abrechnungsdatei prüfen“ oder „Probeabrechnung“ Ihres Systems. Die App erkennt eine verschlüsselte Datei und weist darauf hin.

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung veröffentlicht die Stammdaten in der Regel zwei bis drei Wochen vor Quartalsbeginn, bei Korrekturen auch mitten im Quartal. Wir übernehmen jeden Stand, testen ihn und stellen ihn bereit; die App lädt ihn automatisch nach.

Bewertet wird immer mit dem EBM des Quartals, zu dem die Abrechnung gehört – auch bei älteren Abrechnungen. Fehlen für ein Quartal die Daten, weist die App darauf hin und wertet ohne Euro-Werte aus. Welchen Stand Sie installiert haben, zeigt die App unter „Info“; er steht außerdem in jedem Bericht.

Das kommt vor: Die App kennt nur die Angaben in der Abrechnungsdatei, nicht Ihre Dokumentation. Jeder Hinweis ist zu prüfen; maßgeblich ist, was erbracht, dokumentiert und nach der Leistungslegende vollständig ist. In der App können Sie einen Hinweis als „trifft nicht zu“ markieren. Wenn Sie zustimmen, wird uns dabei nur die Regel-Kennung mit der Gebührenordnungsposition übermittelt – ohne Fall- und Patientenbezug.

Nein. Die formale Prüfung nach den Vorgaben der Kassenärztlichen Bundesvereinigung führt Ihr Praxisverwaltungssystem durch. kv-optimizer ergänzt sie um die inhaltliche Sicht: Regelverstöße nach EBM, übersehene Leistungen und Auffälligkeiten im Vergleich zu Ihrer sonstigen Abrechnung.

In dem Ordner, den Sie bei der Einrichtung festgelegt haben – auch ein Netzlaufwerk der Praxis ist möglich. Vorgesehen ist eine Aufbewahrung von 90 Tagen; die Frist können Sie ändern oder abschalten, und Sie können Berichte jederzeit selbst löschen. Die Berichte enthalten Gesundheitsdaten und sind wie Ihre übrigen Praxisunterlagen zu schützen.

Nein. Die Auswertung läuft vollständig auf Ihrem Rechner. Welche Verbindungen die App überhaupt aufbaut und was sie enthalten, steht in der Übersicht „Was verlässt meinen Rechner?“.

Für die Installation, die Lizenzaktivierung und das erstmalige Laden der EBM-Daten ja. Danach arbeitet die App offline: Die Lizenz wird lokal geprüft, das dafür nötige Token gilt 14 Tage und wird im Hintergrund täglich erneuert. Ohne Verbindung können Sie also rund zwei Wochen weiterarbeiten.

Danach sind neue Auswertungen gesperrt, bis wieder eine Verbindung besteht. Bereits erstellte Berichte bleiben jederzeit lesbar.

Je Lizenz – also je Betriebsstätte – sind bis zu drei Geräte vorgesehen. Ein Terminalserver zählt als ein Gerät. Mehrere Betriebsstätten? Je Betriebsstätte ein Grundabo im selben Kundenkonto, jede mit eigener Lizenz; Einzelheiten unter Betriebsstätten, Geräte und Grenzen.

Melden Sie das alte Gerät ab – in der App unter „Einstellungen“ oder im Kundenkonto. Danach ist der Platz wieder frei, und Sie geben den Lizenzschlüssel auf dem neuen Rechner ein. Ist der alte Rechner defekt und lässt sich nicht mehr abmelden, melden Sie sich beim Support.

Beide Nummern haben neun Ziffern und stehen an mehreren Stellen, die Sie täglich in der Hand haben:

• auf dem Praxisstempel,
• auf jedem Rezept und auf Überweisungen – im Feld mit den Arztangaben,
• in den Unterlagen Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung: im Zulassungsbescheid, im Honorarbescheid und im Mitgliederportal.

Die Betriebsstättennummer (BSNR) gehört zur Praxis, die Arztnummer (LANR) zu einer bestimmten Ärztin oder einem bestimmten Arzt. Für die Registrierung brauchen wir eine BSNR und die Arztnummern aller dort tätigen Ärztinnen und Ärzte; mehrere Arztnummern trennen Sie mit Semikolon.

Jede Lizenz gehört zu genau einer Betriebsstättennummer; das verhindert die Weitergabe an andere Praxen. Ist eine Betriebsstätte hinzugekommen, ergänzen Sie sie im Kundenkonto – sie bekommt dann eine eigene Lizenz. Für die Testlizenz ohne Registrierung gilt diese Bindung nicht; sie wertet jede Betriebsstätte aus.

Jede Betriebsstätte bekommt eine eigene Lizenz mit eigenem Lizenzschlüssel. Alle Lizenzen liegen in einem Kundenkonto und gehören zu einem Abo; abgerechnet wird ein Grundabo je Betriebsstätte.

Die erste Betriebsstätte legen Sie bei der Registrierung an, jede weitere im Kundenkonto. Ein Rechner darf mehrere Lizenzen tragen; beim Auswerten wählt die App selbst die Lizenz, die zur Betriebsstättennummer der Abrechnungsdatei passt. Eine neu hinzugefügte Betriebsstätte wirkt spätestens nach 24 Stunden, sofort, wenn Sie in der App „Lizenz aktualisieren“ wählen.

Beide dauern einen Monat und haben den vollen Funktionsumfang. Sie unterscheiden sich darin, was am Ende passiert:

• Testlizenz in der App: ohne Registrierung, ohne Zahlungsmittel, je Gerät einmal, für jede Betriebsstätte. Sie läuft ersatzlos aus und geht nie automatisch in ein kostenpflichtiges Abo über.
• Kostenloser Monat im Abo: bei der Registrierung, bei beiden Laufzeiten. Das Zahlungsmittel wird beim Abschluss hinterlegt; danach beginnt die Abrechnung automatisch, wenn Sie nicht vorher kündigen.

Testlizenz in der App: Sie endet nach einem Monat. Es wird nichts abgebucht, und es entsteht kein Abo. Bereits erstellte Berichte bleiben lesbar; für neue Auswertungen brauchen Sie eine Lizenz.

Kostenloser Monat im Abo: Die Abrechnung beginnt automatisch, wenn Sie nicht vorher kündigen. Die erste Abbuchung erfolgt am Tag nach dem Ende des kostenlosen Monats. Drei Tage vor dem Ende schicken wir Ihnen eine E-Mail mit dem Monatsbetrag und dem Weg zur Kündigung. Kündigen im kostenlosen Monat ist ein Klick im Kundenkonto, kostet nichts und wirkt zum Ende des kostenlosen Monats.

Den kostenlosen Monat gibt es nur bei der Registrierung, einmal je E-Mail-Adresse und einmal je Betriebsstätte. Den ganzen Ablauf finden Sie unter Einen Monat kostenlos testen.

Im Grundabo Ihrer Betriebsstätte ist eine Arztnummer enthalten. Jede weitere kostet 29,00 € netto im Monat, im Jahresvertrag 23,20 € netto im Monat.

Beispiel für eine Praxis mit drei Ärztinnen: monatlich kündbar 229,00 € + 2 × 29,00 € = 287,00 € im Monat; im Jahresvertrag 199,00 € + 2 × 23,20 € = 245,40 € im Monat. Alle Beträge netto, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer.

Im Kundenkonto unter „Betriebsstätten“: Dort tragen Sie die Arztnummer der neuen Kollegin bei der passenden Betriebsstätte ein. Vor dem Bestätigen sehen Sie die Kostenänderung im Klartext. Ein neues Abo oder ein neuer Lizenzschlüssel ist dafür nicht nötig.

Der laufende Monat wird anteilig abgerechnet; die Mindestlaufzeit verlängert sich durch eine Nachbuchung nicht. In der App wirkt die Änderung spätestens nach 24 Stunden – sofort, wenn Sie dort „Lizenz aktualisieren“ wählen. Scheidet jemand aus, entfernen Sie die Arztnummer an derselben Stelle wieder.

Abgerechnet wird in beiden Fällen monatlich – eine Jahresvorauszahlung gibt es nicht.

• Monatlich kündbar: keine Mindestlaufzeit. Die Kündigung wirkt zum Ende des laufenden Monats.
• Jahresvertrag: zwölf Monate Bindung (zwölf Abbuchungen) ab dem Ende des kostenlosen Monats, dafür ein niedrigerer Monatspreis. Kündigen können Sie jederzeit, die Kündigung wirkt aber frühestens zum Ende des zwölften Monats.

Nach den zwölf Monaten läuft der Jahresvertrag zum selben Preis weiter und ist dann monatlich kündbar. Einzelheiten unter Mindestlaufzeit und Kündigung.

Selbst, im Kundenkonto unter „Abo“. Sie brauchen dafür keine E-Mail an den Support und keinen Anruf. Die Anmeldung läuft ohne Passwort über einen Link an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse.

Die Kündigung wirkt zum Ende der bezahlten Periode, im Jahresvertrag frühestens zum Ende des zwölften Monats; bis dahin bleibt alles voll nutzbar. Das genaue Enddatum sehen Sie vor dem Bestätigen und erhalten es anschließend per E-Mail. Solange die Periode läuft, können Sie die Kündigung zurücknehmen. Nach dem Ende sind nur neue Auswertungen gesperrt – Ihre Berichte bleiben lesbar.