Vor dem Einreichen: Die Testabrechnung als Sicherheitsnetz
Probeabrechnung im Praxisverwaltungssystem, Testabrechnung bei der KV, inhaltliche Prüfung: eine kurze Reihenfolge, mit der weniger Korrekturen zurückkommen.
Was erst nach dem Einreichen auffällt, kostet Zeit: Rückfragen der KV, Korrekturen, im schlechtesten Fall gestrichene Leistungen. Dabei bieten Praxisverwaltungssystem und KV mehrere Möglichkeiten, die Abrechnung vorher zu prüfen. Eine sinnvolle Reihenfolge:
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Scheine vervollständigen
Offene Scheine abschließen, Diagnosen und Pflichtangaben ergänzen. Die Fehlerliste des Praxisverwaltungssystems zeigt, was formal noch fehlt.
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Probeabrechnung erzeugen
Die Abrechnungsdatei als Probe- oder Testlauf erzeugen; dabei läuft in der Regel auch das Prüfmodul der KBV, das die Datei formal prüft. Der Status der Scheine bleibt unverändert.
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Inhaltlich prüfen
Die unverschlüsselte Datei mit kv-optimizer auswerten: Regelverstöße, übersehene Leistungen und auffällige Fälle. Jeden Hinweis anhand Ihrer Dokumentation prüfen.
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Testabrechnung bei der KV
Viele KVen bieten im Online-Portal eine Testabrechnung an, bei der KV Hessen etwa beliebig oft. Die Rückmeldung zeigt, woran die echte Abrechnung hängen bleiben würde.
Formal richtig ist nicht inhaltlich vollständig
Das Prüfmodul der KBV stellt sicher, dass die Datei dem vorgeschriebenen Format entspricht und Pflichtfelder gefüllt sind. Ob eine Leistung neben einer anderen berechnungsfähig ist, ob ein Zuschlag fehlt oder ob ein Fall aus dem Rahmen fällt, prüft es nicht. Diese inhaltliche Sicht ergänzt kv-optimizer – auf Ihrem Rechner, ohne dass die Abrechnungsdaten die Praxis verlassen.
Wo finde ich die Datei?
Je nach Praxisverwaltungssystem heißt der Schritt anders, und die Datei liegt in einem anderen Ordner. Menüwege für die verbreiteten Systeme stehen in der Hilfe unter „Abrechnungsdatei exportieren“. Wichtig ist die unverschlüsselte Fassung mit der Endung .con.
Quellen
- KV Hessen: Abrechnung übermitteln – so läuft’s (Online-Abrechnung, Test- und Echtabrechnung)
- Kassenärztliche Bundesvereinigung: Prüfmodul KVDT für Praxisverwaltungssysteme
Dieser Beitrag erklärt allgemeine Regeln und ersetzt keine Abrechnungsberatung. Maßgeblich sind der EBM in der jeweils gültigen Fassung, die Vorgaben Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung und Ihre Dokumentation.